info@tradeo.fi
041 313 4408

Miten yrityksen kirjanpito siirretään uudelle tilitoimistolle?

Miten yrityksen kirjanpito siirretään uudelle tilitoimistolle?

Tilitoimiston vaihtaminen voi tuntua yrittäjästä isolta asialta, mutta käytännössä kirjanpidon siirto uudelle tilitoimistolle voidaan hoitaa melko sujuvasti, kun tarvittavat tiedot ja aineistot pyydetään ajoissa.

Yrityksen ei yleensä tarvitse odottaa tilikauden loppuun asti, jos nykyinen tilitoimisto ei enää palvele tarpeita. Tilitoimiston voi vaihtaa myös kesken tilikauden, kunhan kirjanpito, raportit, tositteet ja tarvittavat käyttöoikeudet saadaan uudelle kirjanpitäjälle.

Tärkeintä on, että vaihto tehdään hallitusti. Vanhalta tilitoimistolta pyydetään tarvittavat aineistot, uudelle tilitoimistolle annetaan riittävät tiedot ja yrityksen kirjanpito jatkuu ilman katkoksia.

Milloin kirjanpito kannattaa siirtää uudelle tilitoimistolle?

Kirjanpidon siirtäminen uudelle tilitoimistolle voi tulla ajankohtaiseksi monesta syystä. Usein kyse ei ole vain hinnasta, vaan siitä, että palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita.

Tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita esimerkiksi silloin, kun:

Tilitoimiston vaihtaminen ei tarkoita, että yrittäjä olisi tehnyt väärän valinnan aiemmin. Yrityksen tarpeet muuttuvat, ja tilitoimiston pitäisi tukea yrityksen nykyistä tilannetta.

Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi. Tilitoimiston vaihtaminen kesken tilikauden on mahdollista, kun vaihto suunnitellaan huolellisesti.

Käytännössä uusi tilitoimisto tarvitsee aiemman kirjanpidon tiedot siihen asti, mihin vanha tilitoimisto on kirjanpidon tehnyt. Tämän jälkeen uusi kirjanpitäjä voi jatkaa kirjanpitoa seuraavasta kuukaudesta tai sovitusta ajankohdasta eteenpäin.

Vaihdossa pitää varmistaa, että:

Usein helpoin vaihtoajankohta on kuukauden vaihde. Silloin vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon tiettyyn kuukauteen asti ja uusi tilitoimisto jatkaa siitä eteenpäin.

Pitääkö nykyinen tilitoimisto irtisanoa?

Kyllä, nykyisen tilitoimiston kanssa oleva sopimus pitää irtisanoa sopimusehtojen mukaan. Ennen irtisanomista kannattaa tarkistaa, onko sopimuksessa irtisanomisaikaa.

Joissain tilitoimistosopimuksissa irtisanomisaika voi olla esimerkiksi yksi kuukausi. Joissain tapauksissa sopimus voi olla toistaiseksi voimassa oleva ilman pitkää irtisanomisaikaa. Tämä riippuu tilitoimiston omista sopimusehdoista.

Irtisanomisessa kannattaa olla asiallinen ja selkeä. Viestissä voi ilmoittaa, mihin ajankohtaan asti nykyisen tilitoimiston toivotaan hoitavan kirjanpito ja mitä aineistoja pyydetään siirtämään uudelle tilitoimistolle.

Mitä tietoja uudelle tilitoimistolle tarvitaan?

Uusi tilitoimisto tarvitsee riittävät tiedot yrityksen kirjanpidosta, verotuksesta ja taloushallinnon järjestelmistä. Mitä paremmin tiedot saadaan heti alussa, sitä sujuvammin vaihto onnistuu.

Yleensä tarvitaan esimerkiksi:

Jos yritys käyttää sähköistä taloushallintoa, kaikkea ei välttämättä tarvitse lähettää erillisinä tiedostoina. Usein riittää, että uudelle tilitoimistolle annetaan käyttöoikeudet ohjelmistoon.

Mitä vanhalta tilitoimistolta kannattaa pyytää?

Vanhalta tilitoimistolta kannattaa pyytää kaikki sellainen aineisto, jota uusi kirjanpitäjä tarvitsee kirjanpidon jatkamiseen ja tilinpäätöksen tekemiseen.

Pyydettäviä aineistoja ovat esimerkiksi:

Jos kirjanpito on hoidettu samassa ohjelmistossa, aineiston siirto voi olla yksinkertaisempaa. Jos ohjelmisto vaihtuu samalla, aineistoja tarvitaan usein enemmän erillisinä raportteina.

Jos käytössä on Procountor, vaihto voi olla helpompi

Jos yrityksellä on jo käytössä Procountor, tilitoimiston vaihtaminen voi olla käytännössä melko suoraviivaista. Usein riittää, että uusi tilitoimisto lisätään käyttäjäksi yrityksen Procountor-ympäristöön ja vanhan tilitoimiston käyttöoikeudet poistetaan sopivassa vaiheessa.

Tällöin kaikki aiempi aineisto, laskut, tositteet, pankkitapahtumat ja raportit voivat säilyä samassa järjestelmässä. Uuden tilitoimiston ei tarvitse aloittaa tyhjästä, vaan se voi jatkaa kirjanpitoa olemassa olevan ympäristön pohjalta.

Procountor-vaihdossa kannattaa kuitenkin sopia selkeästi:

Kun käyttöoikeudet ja vastuut sovitaan selkeästi, vaihto onnistuu yleensä nopeasti.

Jos ohjelmisto vaihtuu samalla

Jos tilitoimiston vaihdon yhteydessä vaihtuu myös taloushallinto-ohjelmisto, siirto vaatii hieman enemmän suunnittelua. Tällöin pitää päättää, mitä aineistoa tuodaan uuteen järjestelmään ja mitä säilytetään vanhassa järjestelmässä tai erillisinä raportteina.

Ohjelmiston vaihtuessa pitää huomioida esimerkiksi:

Ohjelmiston vaihto kannattaa ajoittaa selkeästi esimerkiksi kuukauden vaihteeseen. Näin voidaan vähentää riskiä, että samoja tapahtumia käsitellään kahdessa eri järjestelmässä.

Avoimet myyntisaamiset ja ostovelat pitää tarkistaa

Tilitoimiston vaihdossa avoimet myyntisaamiset ja ostovelat ovat tärkeitä. Uuden kirjanpitäjän pitää tietää, mitkä myyntilaskut ovat vielä maksamatta ja mitkä ostolaskut ovat avoinna.

Jos avoimet erät eivät siirry oikein, yrityksen kirjanpito voi mennä sekaisin. Esimerkiksi asiakas voi maksaa vanhan myyntilaskun vaihdon jälkeen, jolloin uuden kirjanpitäjän pitää tietää, mihin laskuun suoritus kohdistuu.

Siksi vaihdossa kannattaa varmistaa:

Kun avoimet erät ovat selvillä, kirjanpito jatkuu sujuvammin.

Verot ja ilmoitukset vaihdon yhteydessä

Tilitoimiston vaihdossa pitää varmistaa, että veroilmoitukset ja viranomaisilmoitukset eivät jää väliin.

Tarkistettavia asioita ovat esimerkiksi:

On tärkeää sopia, kumpi tilitoimisto hoitaa minkäkin kuukauden ilmoitukset. Jos vastuut jäävät epäselviksi, ilmoitus voi jäädä tekemättä tai tulla tehdyksi kahteen kertaan.

Tilinpäätös vaihdon yhteydessä

Jos tilitoimiston vaihto tehdään lähellä tilikauden päättymistä, kannattaa erikseen sopia, kuka tekee tilinpäätöksen. Jos vanha tilitoimisto on hoitanut koko vuoden kirjanpidon, joskus voi olla järkevää, että se tekee vielä kyseisen tilikauden tilinpäätöksen.

Toisaalta uusi tilitoimisto voi tehdä tilinpäätöksen, jos se saa riittävät aineistot ja raportit. Tämä riippuu tilanteesta, aikataulusta ja siitä, kuinka hyvässä kunnossa aiempi kirjanpito on.

Tilinpäätöksen kannalta tärkeitä aineistoja ovat esimerkiksi:

Jos vaihto tehdään hyvissä ajoin ennen tilikauden päättymistä, uuden tilitoimiston on yleensä helpompi ottaa kokonaisuus haltuun.

Miten yrittäjän kannattaa valmistautua vaihtoon?

Yrittäjä voi helpottaa tilitoimiston vaihtoa kokoamalla perustiedot valmiiksi. Kaikkea ei tarvitse osata itse, mutta yrityksen tilanteesta kannattaa antaa uudelle tilitoimistolle mahdollisimman selkeä kuva.

Ennen vaihtoa kannattaa selvittää:

Uusi tilitoimisto osaa yleensä kertoa tarkemmin, mitä aineistoja tarvitaan. Yrittäjän ei siis tarvitse ratkaista kaikkea yksin.

Miten vaihto kannattaa aikatauluttaa?

Tilitoimiston vaihto kannattaa aikatauluttaa niin, että molemmille tilitoimistoille jää riittävästi aikaa hoitaa oma osuutensa. Kiireessä tehty vaihto lisää virheiden riskiä.

Hyvä käytännön malli voi olla esimerkiksi:

Kuukauden vaihde on usein selkein aloitusajankohta, mutta tärkeintä on, että vastuut sovitaan selkeästi.

Miten vanhalle tilitoimistolle voi ilmoittaa vaihdosta?

Vanhalle tilitoimistolle kannattaa lähettää asiallinen irtisanomisviesti. Viestissä voi kiittää yhteistyöstä, ilmoittaa irtisanomisen ajankohta ja pyytää tarvittavat aineistot kirjanpidon siirtoa varten.

Viestissä kannattaa mainita ainakin:

Asiallinen viesti helpottaa vaihtoa ja vähentää turhaa kitkaa. Tilitoimiston vaihtaminen on normaali osa yritystoimintaa.

Mitä jos nykyinen tilitoimisto ei toimita aineistoa?

Useimmiten tilitoimiston vaihto sujuu asiallisesti. Jos aineiston saamisessa tulee viivettä, yrittäjän kannattaa pyytää aineistoja kirjallisesti ja selkeästi.

On hyvä yksilöidä, mitä tarvitaan:

Jos aineisto on yrityksen omassa sähköisessä järjestelmässä, uusi tilitoimisto voi usein saada tiedot suoraan sieltä käyttöoikeuksien kautta.

Mitä uusi tilitoimisto tarkistaa alussa?

Uusi tilitoimisto käy alussa läpi yrityksen tilanteen ja aiemman kirjanpidon. Tarkoitus on varmistaa, että kirjanpito jatkuu oikeasta kohdasta ja että mahdolliset puutteet huomataan ajoissa.

Alussa tarkistetaan usein esimerkiksi:

Jos vanhassa kirjanpidossa on puutteita, ne voidaan selvittää ennen kuin ongelmat kasvavat suuremmiksi.

Yleisimmät virheet tilitoimiston vaihdossa

Tilitoimiston vaihdossa toistuvat usein samat virheet. Ne eivät yleensä johdu itse vaihdosta, vaan siitä, että vastuita ja aineistoja ei sovita riittävän selkeästi.

Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi:

Nämä virheet voidaan välttää selkeällä vaihtosuunnitelmalla.

Vaihto voi parantaa taloushallintoa

Tilitoimiston vaihto on hyvä hetki tarkistaa yrityksen taloushallinnon käytännöt. Samalla voidaan miettiä, toimivatko nykyiset rutiinit vai kannattaako niitä muuttaa.

Vaihdon yhteydessä voidaan parantaa esimerkiksi:

Uusi tilitoimisto voi auttaa rakentamaan selkeämmän toimintamallin, jossa yrittäjä tietää, mitä hänen pitää tehdä ja mitä kirjanpitäjä hoitaa.

Yhteenveto: miten kirjanpito siirretään uudelle tilitoimistolle?

Yrityksen kirjanpito voidaan siirtää uudelle tilitoimistolle sujuvasti, kun vaihto suunnitellaan etukäteen. Tärkeintä on sopia, mihin asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon ja mistä alkaen uusi tilitoimisto jatkaa.

Vanhalta tilitoimistolta pyydetään tarvittavat raportit, tositteet, avoimet erät ja ilmoitusten tiedot. Jos yrityksellä on käytössä sähköinen taloushallinto-ohjelma, uudelle tilitoimistolle voidaan usein antaa käyttöoikeudet suoraan järjestelmään.

Tilitoimiston vaihtoa ei tarvitse pelätä. Kun vastuut, aineistot ja aikataulu ovat selvät, kirjanpito voi jatkua ilman katkoksia.

Haluatko siirtää kirjanpidon uudelle tilitoimistolle?

Tradeo auttaa yrityksiä kirjanpidon siirrossa ja sähköisessä taloushallinnossa. Jos nykyinen tilitoimisto ei enää palvele yrityksesi tarpeita tai haluat selkeämmän toimintamallin, kirjanpidon siirto voidaan hoitaa hallitusti.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Lue myös

Tilitoimiston hinta – mistä se muodostuu?

Sähköinen taloushallinto – hyödyt pienyritykselle

Mitä yrityksen kirjanpitoon kuuluu?

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä, tilitoimiston voi vaihtaa kesken tilikauden. Vaihdossa pitää sopia, mihin asti vanha tilitoimisto tekee kirjanpidon ja mistä alkaen uusi tilitoimisto jatkaa.

Mitä aineistoa tarvitaan tilitoimiston vaihtoon?

Uusi tilitoimisto tarvitsee yleensä esimerkiksi tuloslaskelman, taseen, pääkirjan, päiväkirjan, ALV-ilmoitukset, avoimet myynti- ja ostolaskut, tositteet, palkkatiedot, viimeisimmän tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

Onko tilitoimiston vaihto vaikeaa, jos käytössä on Procountor?

Jos yrityksellä on Procountor käytössä, vaihto voi olla melko suoraviivaista. Uusi tilitoimisto voidaan lisätä käyttäjäksi samaan ympäristöön, jolloin aiempi aineisto säilyy järjestelmässä.

Pitääkö vanha tilitoimisto irtisanoa kirjallisesti?

Kyllä, irtisanominen kannattaa tehdä kirjallisesti. Samalla kannattaa pyytää tarvittavat aineistot ja sopia, mihin asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon.

Milloin on paras aika vaihtaa tilitoimistoa?

Usein selkein ajankohta on kuukauden vaihde tai tilikauden vaihde. Tilitoimiston voi kuitenkin vaihtaa myös muulloin, jos aikataulu, aineistot ja vastuut sovitaan selkeästi.