info@tradeo.fi
041 313 4408

Sähköinen taloushallinto – hyödyt pienyritykselle

Sähköinen taloushallinto – hyödyt pienyritykselle

Sähköinen taloushallinto on monelle pienyritykselle helpoin tapa pitää kirjanpito, laskutus, ostolaskut, kuitit ja pankkitapahtumat järjestyksessä. Kun taloushallinto hoidetaan sähköisesti, yrittäjän ei tarvitse toimittaa mappeja, paperikuitteja tai erillisiä liitteitä kirjanpitäjälle samalla tavalla kuin perinteisessä kirjanpidossa.

Pienyritykselle sähköisen taloushallinnon suurin hyöty on usein ajansäästö. Yrittäjä voi tehdä myyntilaskut, hyväksyä ostolaskut, tallentaa kuitit ja seurata yrityksen taloutta samassa järjestelmässä. Samalla kirjanpitäjä saa tarvittavan aineiston käyttöönsä ilman jatkuvaa sähköpostien, kuittikuvien ja tiliotteiden lähettelyä.

Sähköinen taloushallinto ei kuitenkaan tarkoita, että yrittäjän pitäisi tehdä kaikki itse. Parhaimmillaan se tarkoittaa selkeää työnjakoa: yrittäjä hoitaa arjen käytännön asiat järjestelmässä ja kirjanpitäjä vastaa kirjanpidosta, ilmoituksista, täsmäytyksistä ja verotuksen oikeellisuudesta.

Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että yrityksen taloushallinnon aineisto käsitellään ja säilytetään sähköisessä järjestelmässä. Käytännössä tämä voi sisältää esimerkiksi myyntilaskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, kuittien tallentamisen, pankkiyhteydet, kirjanpidon, raportoinnin ja viranomaisilmoitukset.

Sähköisessä taloushallinnossa yrityksen taloustiedot eivät ole hajallaan eri paikoissa. Laskut, kuitit, pankkitapahtumat ja raportit löytyvät samasta järjestelmästä, jolloin kokonaisuus on helpompi hallita.

Pienyritykselle tämä tarkoittaa käytännössä vähemmän manuaalista työtä, vähemmän kadonneita kuitteja ja parempaa näkyvyyttä yrityksen talouteen.

Mitä kaikkea sähköiseen taloushallintoon voi kuulua?

Sähköinen taloushallinto voi sisältää yrityksen tarpeista riippuen useita eri osa-alueita.

Siihen voi kuulua esimerkiksi:

Kaikkia toimintoja ei ole pakko ottaa käyttöön heti. Pienyritys voi aloittaa esimerkiksi myyntilaskutuksesta, kuittien tallentamisesta ja kirjanpidosta. Kun toiminta kasvaa, sähköistä taloushallintoa voidaan laajentaa tarpeen mukaan.

Sähköinen taloushallinto säästää yrittäjän aikaa

Yksi sähköisen taloushallinnon suurimmista hyödyistä on ajansäästö. Kun laskut, kuitit ja pankkitapahtumat ovat samassa järjestelmässä, aineiston toimittaminen kirjanpitoon on huomattavasti helpompaa.

Perinteisessä mallissa yrittäjä voi joutua etsimään kuitteja sähköpostista, kuvaamaan niitä erikseen, lähettämään liitteitä kirjanpitäjälle ja selvittämään jälkikäteen, mihin mikäkin tapahtuma liittyi. Sähköisessä taloushallinnossa aineisto tallennetaan heti oikeaan paikkaan.

Tämä vähentää kuukausittaista säätöä ja auttaa yrittäjää keskittymään omaan liiketoimintaansa.

Kuitit pysyvät paremmin tallessa

Kadonneet kuitit ovat yksi yleisimmistä käytännön ongelmista pienyrityksen kirjanpidossa. Jos kuitti puuttuu, kulun käsittely voi vaikeutua ja kirjanpitäjä joutuu kysymään lisätietoja.

Sähköisessä taloushallinnossa kuitin voi usein kuvata heti ostotilanteen jälkeen mobiilisovelluksella. Tällöin kuitti tallentuu järjestelmään eikä jää auton hansikaslokeroon, lompakkoon tai sähköpostin liitteeksi.

Kun kuitit tallennetaan ajallaan, kirjanpito sujuu paremmin ja kuukauden lopussa ei tarvitse käyttää aikaa puuttuvien tositteiden etsimiseen.

Myyntilaskutus helpottuu

Sähköinen taloushallinto helpottaa myös myyntilaskutusta. Yrittäjä voi tehdä laskun järjestelmässä, lähettää sen asiakkaalle ja seurata, onko lasku maksettu.

Myyntilaskutuksen sähköistyminen auttaa yrittäjää näkemään esimerkiksi:

Tämä on tärkeää erityisesti pienyritykselle, jossa kassavirran seuraaminen on usein arjen kannalta ratkaisevaa.

Ostolaskujen käsittely selkeytyy

Sähköisessä taloushallinnossa myös ostolaskut voidaan käsitellä järjestelmässä. Yrittäjä voi tarkistaa ja hyväksyä laskut sähköisesti, minkä jälkeen ne voidaan maksaa ja käsitellä kirjanpidossa.

Tämä vähentää riskiä, että lasku unohtuu sähköpostiin tai jää maksamatta. Samalla ostolaskut löytyvät myöhemmin helposti, jos jokin hankinta pitää tarkistaa.

Ostolaskujen sähköinen käsittely on hyödyllistä erityisesti silloin, kun yritykselle tulee säännöllisesti laskuja ohjelmistoista, alihankkijoilta, vuokrista, vakuutuksista tai muista palveluista.

Pankkitapahtumat voidaan täsmäyttää helpommin

Pankkitapahtumien täsmäytys on tärkeä osa kirjanpitoa. Sähköisessä taloushallinnossa pankkitapahtumat voidaan tuoda järjestelmään, jolloin niiden käsittely ja kohdistaminen helpottuu.

Kun pankkitapahtumat näkyvät samassa järjestelmässä kuin laskut ja kuitit, kirjanpitäjä voi täsmäyttää tapahtumat tehokkaammin. Tämä vähentää epäselviä tapahtumia ja parantaa kirjanpidon laatua.

Yrittäjän näkökulmasta hyöty näkyy siinä, että kirjanpitäjän ei tarvitse kysellä yhtä paljon puuttuvia tietoja ja maksujen tilanne on helpompi nähdä.

Kirjanpito pysyy ajantasaisempana

Sähköinen taloushallinto auttaa pitämään kirjanpidon paremmin ajan tasalla. Kun aineisto kertyy järjestelmään pitkin kuukautta, kirjanpitäjän ei tarvitse odottaa, että yrittäjä toimittaa kaiken kerralla jälkikäteen.

Ajantasaisempi kirjanpito auttaa yrittäjää seuraamaan yrityksen tilannetta paremmin. Yrittäjä näkee nopeammin, miten myynti kehittyy, paljonko kuluja kertyy ja millainen tulos yritykselle on muodostumassa.

Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun yritys kasvaa, kassavirta vaihtelee tai verojen määrää pitää seurata pitkin vuotta.

Verot eivät tule yhtä helposti yllätyksenä

Kun kirjanpito on ajan tasalla, myös verojen seuranta helpottuu. Yrittäjä voi varautua paremmin esimerkiksi arvonlisäveroon, ennakkoveroihin ja mahdollisiin työnantajamaksuihin.

Sähköinen taloushallinto ei yksin poista verosuunnittelun tarvetta, mutta se antaa parempaa tietoa päätöksenteon tueksi. Kun luvut ovat ajan tasalla, kirjanpitäjä voi helpommin arvioida, ovatko ennakkoverot oikealla tasolla tai onko yrityksen tulos kehittymässä odotettua paremmin tai heikommin.

Pienyritykselle tämä voi olla iso käytännön hyöty. Verot eivät tule yllätyksenä vasta tilinpäätöksen yhteydessä.

Raportointi paranee

Sähköisessä taloushallinnossa yrittäjä voi usein seurata raportteja suoraan järjestelmästä. Raportit voivat kertoa esimerkiksi yrityksen tuloksesta, myynnistä, kuluista, avoimista laskuista ja kassatilanteesta.

Raportointi auttaa yrittäjää ymmärtämään, miten yrityksellä menee. Pelkkä pankkitilin saldo ei kerro koko totuutta, koska yrityksellä voi olla avoimia laskuja, tulevia veroja, maksamattomia ostolaskuja tai muita velvoitteita.

Hyvä raportointi auttaa yrittäjää tekemään parempia päätöksiä ja huomaamaan ongelmat ajoissa.

Sähköinen taloushallinto vähentää virheitä

Kun taloushallinnon aineisto on sähköisesti järjestelmässä, virheiden riski pienenee. Tapahtumat eivät ole yhtä helposti hajallaan sähköposteissa, paperikuitteina tai erillisissä tiedostoissa.

Virheitä voi silti tulla, mutta sähköinen toimintatapa vähentää monia tyypillisiä ongelmia, kuten:

Kun järjestelmä ja kirjanpitäjän työ tukevat toisiaan, kirjanpito on yleensä sujuvampaa ja luotettavampaa.

Kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteistyö helpottuu

Sähköinen taloushallinto helpottaa kirjanpitäjän ja yrittäjän välistä yhteistyötä. Molemmat näkevät samaan järjestelmään, jolloin kysymyksiä ja selvityksiä voidaan käsitellä tehokkaammin.

Jos kirjanpitäjä tarvitsee lisätietoa jostakin tapahtumasta, yrittäjä voi vastata järjestelmän kautta tai täydentää puuttuvan tositteen. Tämä on usein helpompaa kuin pitkät sähköpostiketjut ja erilliset liitetiedostot.

Hyvä järjestelmä ei kuitenkaan korvaa kirjanpitäjää. Se tekee yhteistyöstä tehokkaampaa, mutta kirjanpidon oikea käsittely, verotuksen huomiointi ja kokonaisuuden tarkistaminen vaativat edelleen osaamista.

Sähköinen taloushallinto sopii myös pienelle yritykselle

Sähköinen taloushallinto ei ole vain suurten yritysten ratkaisu. Se sopii hyvin myös pienelle yritykselle, koska pienessä yrityksessä yrittäjän aika on usein rajallista.

Pienyrityksessä taloushallinnon pitää olla mahdollisimman selkeää. Yrittäjän ei kannata käyttää liikaa aikaa kuittien etsimiseen, laskujen selvittelyyn tai siihen, missä mikäkin dokumentti on.

Kun taloushallinto on sähköinen, myös pienyritys saa käyttöönsä toimintatavan, joka skaalautuu yrityksen kasvaessa.

Procountor pienyrityksen sähköisessä taloushallinnossa

Procountor on yksi tunnetuista sähköisen taloushallinnon ohjelmistoista Suomessa. Se sopii monelle pienyritykselle, joka haluaa hoitaa laskutuksen, ostolaskut, kuitit, pankkitapahtumat ja kirjanpidon sähköisesti.

Procountorin hyöty pienyritykselle on erityisesti siinä, että yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat työskennellä samassa järjestelmässä. Aineisto on paremmin saatavilla, kirjanpito voidaan tehdä ajantasaisemmin ja yrittäjä saa paremman kuvan yrityksen taloudesta.

Ohjelmiston valinnassa kannattaa kuitenkin huomioida yrityksen koko, tositemäärät, tarpeet ja kustannukset. Kaikille yrityksille ei tarvita raskainta mahdollista ratkaisua, vaan järjestelmä kannattaa valita käytännön tarpeiden mukaan.

Onko sähköinen taloushallinto kallista?

Sähköinen taloushallinto voi lisätä ohjelmistokustannuksia verrattuna hyvin yksinkertaiseen perinteiseen malliin. Toisaalta se voi säästää aikaa, vähentää manuaalista työtä ja tehdä kirjanpidosta sujuvampaa.

Kustannuksia kannattaa arvioida kokonaisuutena. Halvin ratkaisu ei aina ole yrittäjälle paras, jos se vie paljon aikaa tai aiheuttaa epäselvyyksiä.

Pienyritykselle hyvä ratkaisu on yleensä sellainen, jossa ohjelmisto, kirjanpitäjän työ ja yrittäjän arki sopivat yhteen. Tavoitteena ei ole tehdä taloushallinnosta monimutkaisempaa, vaan helpompaa ja selkeämpää.

Miten sähköiseen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu?

Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ei yleensä tarkoita, että kaikki pitää muuttaa kerralla vaikeaksi projektiksi. Usein aloitus voidaan tehdä vaiheittain.

Käytännössä siirtyminen voi tarkoittaa esimerkiksi:

Kun aloitus tehdään selkeästi, sähköinen taloushallinto voi helpottaa arkea nopeasti.

Mitä yrittäjän kannattaa huomioida?

Ennen sähköiseen taloushallintoon siirtymistä yrittäjän kannattaa miettiä, mitä yritys oikeasti tarvitsee. Kaikki ominaisuudet eivät ole kaikille yrityksille välttämättömiä.

Kannattaa pohtia esimerkiksi:

Hyvä kirjanpitäjä voi auttaa valitsemaan ratkaisun, joka sopii yrityksen kokoon ja arkeen.

Yhteenveto: sähköisen taloushallinnon hyödyt pienyritykselle

Sähköinen taloushallinto helpottaa pienyrityksen arkea, koska laskut, kuitit, pankkitapahtumat ja kirjanpito ovat samassa järjestelmässä. Se säästää aikaa, vähentää virheitä ja auttaa yrittäjää seuraamaan yrityksen taloutta paremmin.

Pienyritykselle sähköisen taloushallinnon tärkeimmät hyödyt ovat selkeys, ajansäästö, parempi raportointi ja sujuvampi yhteistyö kirjanpitäjän kanssa.

Sähköinen järjestelmä ei poista kirjanpidon osaamisen tarvetta, mutta se tekee taloushallinnosta huomattavasti helpommin hallittavaa.

Haluatko siirtyä sähköiseen taloushallintoon?

Tradeo auttaa pienyrityksiä hoitamaan kirjanpidon ja taloushallinnon sähköisesti. Palvelu sopii yrittäjälle, joka haluaa säästää aikaa, vähentää paperityötä ja saada paremman näkyvyyden yrityksen talouteen.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Lue myös

Mitä yrityksen kirjanpitoon kuuluu?

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Kirjanpito osakeyhtiölle – mitä yrittäjän tulee tietää?

Usein kysytyt kysymykset

Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että yrityksen taloushallinnon aineisto, kuten laskut, kuitit, pankkitapahtumat ja kirjanpito, käsitellään sähköisessä järjestelmässä paperien ja erillisten tiedostojen sijaan.

Sopiiko sähköinen taloushallinto pienyritykselle?

Kyllä, sähköinen taloushallinto sopii hyvin myös pienyritykselle. Se voi säästää yrittäjän aikaa, helpottaa aineiston hallintaa ja parantaa näkyvyyttä yrityksen talouteen.

Tarvitaanko sähköisessä taloushallinnossa silti kirjanpitäjää?

Usein kyllä. Sähköinen järjestelmä helpottaa aineiston käsittelyä, mutta kirjanpidon oikea käsittely, verotus, ilmoitukset, täsmäytykset ja tilinpäätös vaativat osaamista.

Mitä hyötyä sähköisestä kirjanpidosta on?

Sähköinen kirjanpito auttaa pitämään tositteet tallessa, vähentää manuaalista työtä, helpottaa pankkitapahtumien käsittelyä ja mahdollistaa ajantasaisemman raportoinnin.

Onko sähköinen taloushallinto kallista?

Sähköinen taloushallinto voi tuoda ohjelmistokustannuksia, mutta se voi myös säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä. Pienyritykselle tärkeintä on valita ratkaisu, joka sopii yrityksen tarpeisiin ja tositemääriin.