info@tradeo.fi
041 313 4408

Yrittäjän yleisimmät kirjanpitovirheet

Yrittäjän yleisimmät kirjanpitovirheet

Kirjanpito on yrittäjälle tärkeä osa yrityksen talouden hallintaa. Silti monessa pienyrityksessä kirjanpitoon liittyy samoja toistuvia virheitä: kuitteja puuttuu, yrityksen ja yrittäjän omat kulut menevät sekaisin, ALV käsitellään väärin tai veroihin ei varauduta ajoissa.

Usein virheet eivät johdu välinpitämättömyydestä, vaan kiireestä, epäselvistä toimintatavoista tai siitä, ettei yrittäjä tiedä, mitä kaikkea kirjanpitoon pitää huomioida. Moni virhe voidaan välttää hyvällä rutiinilla, sähköisellä taloushallinnolla ja sillä, että kirjanpitäjältä kysytään ajoissa.

Tässä artikkelissa käydään läpi yrittäjän yleisimpiä kirjanpitovirheitä ja sitä, miten ne voidaan välttää.

1. Tositteita puuttuu

Yksi yleisimmistä kirjanpitovirheistä on se, että tositteita puuttuu. Kirjanpidon kirjauksille pitää olla tosite, joka osoittaa, mihin tapahtuma perustuu.

Tositteita ovat esimerkiksi:

Jos tosite puuttuu, kirjanpitäjä ei välttämättä voi käsitellä kulua oikein. Pahimmillaan kulu voi jäädä vähentämättä tai tapahtuma jää epäselväksi vielä tilinpäätöksessäkin.

Tositteiden puuttuminen aiheuttaa myös turhaa selvittelyä. Yrittäjä joutuu etsimään kuitteja jälkikäteen, kirjanpitäjä joutuu kysymään lisätietoja ja kirjanpito hidastuu.

Miten puuttuvat tositteet voi välttää?

Paras tapa välttää puuttuvat tositteet on tallentaa kuitit ja laskut heti, kun ne syntyvät. Jos käytössä on sähköinen taloushallinto, kuitit kannattaa kuvata suoraan järjestelmään.

Hyvä käytäntö on esimerkiksi:

Mitä nopeammin tosite tallennetaan, sitä pienempi riski on, että se katoaa tai unohtuu.

2. Yrityksen ja henkilökohtaiset kulut menevät sekaisin

Toinen hyvin yleinen virhe on se, että yrityksen ja yrittäjän omat kulut menevät sekaisin. Tämä voi tapahtua erityisesti silloin, jos yrityksen pankkikorttia käytetään henkilökohtaisiin menoihin tai omalta tililtä maksetaan yrityksen kuluja ilman selkeää seurantaa.

Osakeyhtiössä tämä on erityisen tärkeää. Osakeyhtiö on erillinen oikeushenkilö, ja yhtiön rahat eivät ole yrittäjän henkilökohtaisia rahoja. Yhtiön tililtä ei kannata maksaa yrittäjän omia menoja ilman oikeaa perustetta.

Toiminimessä yrittäjän ja yrityksen talous ovat lähempänä toisiaan, mutta myös toiminimen kirjanpidossa yritystoiminnan kulut pitää erottaa henkilökohtaisista menoista.

Miksi kulujen sekoittuminen on ongelma?

Jos henkilökohtaisia kuluja päätyy yrityksen kirjanpitoon, verotus voi mennä väärin. Yritys voi vähentää kuluja, jotka eivät oikeasti kuulu yritystoimintaan, tai kirjanpitäjä joutuu korjaamaan tapahtumia jälkikäteen.

Tyypillisiä ongelmatilanteita ovat esimerkiksi:

Paras ratkaisu on pitää yrityksen ja yrittäjän rahaliikenne mahdollisimman erillään. Yrityksen kulut maksetaan yrityksen tililtä ja henkilökohtaiset kulut omalta tililtä.

3. ALV käsitellään väärin

Arvonlisävero on yksi yleisimmistä kirjanpidon virheiden lähteistä. ALV-virheitä voi tulla myynneissä, ostoissa, ulkomaan tapahtumissa tai vähennyskelpoisuuden arvioinnissa.

ALV-käsittelyssä pitää huomioida esimerkiksi:

ALV-virheet voivat johtaa korjauksiin, lisäselvityksiin ja ylimääräiseen työhön. Siksi ALV:n käsittely kannattaa tehdä huolellisesti kuukausittain.

Tavallisia ALV-virheitä

Yrittäjillä toistuu usein samoja ALV-virheitä. Esimerkiksi ostojen ALV saatetaan vähentää, vaikka kulu ei olisi vähennyskelpoinen. Toisaalta vähennyskelpoisia arvonlisäveroja voi jäädä hyödyntämättä, jos tositteet puuttuvat tai tapahtuma on käsitelty väärin.

Tyypillisiä ALV-virheitä ovat esimerkiksi:

Jos ALV-käsittely mietityttää, asia kannattaa tarkistaa kirjanpitäjältä ennen ilmoituksen tekemistä.

4. Ennakkovero jää liian pieneksi

Moni yrittäjä havahtuu veroihin vasta tilinpäätöksen tai veroilmoituksen yhteydessä. Silloin voi käydä ilmi, että ennakkoverot ovat olleet liian pienet suhteessa yrityksen todelliseen tulokseen.

Ennakkoverojen tarkoitus on vastata yrityksen tai yrittäjän arvioitua tulosta. Jos tulos kasvaa vuoden aikana, ennakkoverot voivat jäädä liian pieniksi. Tällöin myöhemmin voi tulla maksettavaksi lisää veroja.

Tämä voi aiheuttaa kassavaikeuksia, jos veroihin ei ole varauduttu ajoissa.

Miten ennakkoverovirheet voi välttää?

Ennakkoveroja kannattaa seurata pitkin vuotta, ei vasta tilikauden päättyessä. Kun kirjanpito tehdään säännöllisesti, yrityksen tulosta voidaan arvioida ajoissa.

Hyvä käytäntö on tarkistaa vuoden aikana:

Kirjanpitäjä voi auttaa arvioimaan, onko ennakkoverojen taso oikea. Näin verot eivät tule yrittäjälle yllätyksenä.

5. Palkka, osinko ja yksityisotto menevät sekaisin

Yrittäjän rahojen nostaminen yrityksestä aiheuttaa usein virheitä. Erityisesti palkka, osinko ja yksityisotto menevät helposti sekaisin.

Osakeyhtiössä yrittäjä voi nostaa rahaa esimerkiksi palkkana, osinkona tai kulukorvauksena. Rahaa ei pidä siirtää yhtiön tililtä omalle tilille ilman selvää perustetta.

Toiminimessä yrittäjä ei maksa itselleen palkkaa, vaan tekee yksityisottoja. Toiminimen verotus perustuu yritystoiminnan tulokseen, ei siihen, kuinka paljon yrittäjä nostaa rahaa tililtä.

Miksi nostot pitää käsitellä oikein?

Jos yrittäjä nostaa rahaa väärällä tavalla, kirjanpito ja verotus voivat mennä sekaisin. Osakeyhtiössä perusteettomat nostot voivat aiheuttaa ongelmia esimerkiksi osakaslainojen, palkan tai peitellyn osingon näkökulmasta.

Tavallisia virheitä ovat esimerkiksi:

Yrittäjän kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa selkeä toimintatapa siihen, miten rahaa nostetaan yrityksestä.

6. Palkkoja ei ilmoiteta oikein

Jos yritys maksaa palkkaa yrittäjälle tai työntekijälle, palkanlaskenta pitää hoitaa oikein. Palkkoihin liittyy ennakonpidätys, mahdolliset työnantajamaksut ja tulorekisteri-ilmoitukset.

Virheitä syntyy helposti, jos palkka ajatellaan vain rahansiirtona. Palkanmaksu ei ole pelkkä tilisiirto yrityksen tililtä henkilökohtaiselle tilille, vaan siihen liittyy ilmoitusvelvollisuuksia.

Palkanlaskennan virheitä ovat esimerkiksi:

Palkanlaskenta kannattaa hoitaa järjestelmällisesti, erityisesti jos yrityksellä on työntekijöitä tai yrittäjä nostaa palkkaa säännöllisesti.

7. Kirjanpito tehdään liian myöhään

Yksi iso virhe on se, että kirjanpito tehdään liian myöhään. Jos kirjanpitoa päivitetään vasta pitkän ajan kuluttua, yrittäjä ei tiedä yrityksen todellista taloudellista tilannetta.

Myöhässä tehty kirjanpito aiheuttaa monia ongelmia:

Ajantasainen kirjanpito auttaa yrittäjää tekemään parempia päätöksiä ja välttämään yllätyksiä.

8. Raportteja ei seurata

Kirjanpito ei ole vain viranomaisia varten. Se on myös yrittäjän työkalu yrityksen talouden seuraamiseen. Silti moni yrittäjä ei katso kirjanpidon raportteja lainkaan.

Jos yrittäjä seuraa vain pankkitilin saldoa, kokonaiskuva voi olla väärä. Yrityksellä voi olla avoimia ostolaskuja, tulevia veroja, maksamattomia palkkoja tai muita velvoitteita, joita pankkitilin saldo ei kerro.

Raporteista kannattaa seurata esimerkiksi:

Kun raportteja seurataan säännöllisesti, ongelmat huomataan aikaisemmin.

9. Tilinpäätös jätetään viime hetkeen

Tilinpäätös kokoaa yhteen yrityksen tilikauden tuloksen ja taloudellisen aseman. Jos kirjanpito on vuoden aikana ollut puutteellista, tilinpäätöksessä joudutaan selvittämään paljon vanhoja asioita.

Tilinpäätöksen viivästyminen voi johtua esimerkiksi:

Tilinpäätös sujuu huomattavasti paremmin, kun kirjanpito on tehty säännöllisesti vuoden aikana. Siksi tilinpäätöstä ei kannata ajatella erillisenä viime hetken projektina.

10. Kirjanpitäjältä ei kysytä ajoissa

Moni virhe olisi vältettävissä, jos yrittäjä kysyisi kirjanpitäjältä ajoissa. Usein yrittäjä tekee ensin ratkaisun ja kysyy vasta jälkikäteen, menikö se oikein.

Kirjanpitäjältä kannattaa kysyä etukäteen esimerkiksi silloin, kun:

Etukäteen kysyminen on yleensä paljon helpompaa kuin virheiden korjaaminen jälkikäteen.

Miten kirjanpitovirheitä voi ehkäistä?

Yrittäjän kirjanpitovirheitä voidaan ehkäistä hyvillä rutiineilla. Tärkeintä on, että taloushallinnosta ei tule satunnainen asia, jota hoidetaan kiireessä vasta pakon edessä.

Hyviä keinoja ovat esimerkiksi:

Kun rutiinit ovat kunnossa, kirjanpito muuttuu huomattavasti helpommaksi.

Sähköinen taloushallinto vähentää virheitä

Sähköinen taloushallinto voi vähentää monia kirjanpitovirheitä. Kun myyntilaskut, ostolaskut, kuitit ja pankkitapahtumat ovat samassa järjestelmässä, aineisto ei ole yhtä helposti hajallaan.

Sähköinen järjestelmä auttaa esimerkiksi:

Ohjelmisto ei silti korvaa kirjanpitäjän osaamista. Se helpottaa työtä, mutta jonkun pitää edelleen varmistaa, että tapahtumat käsitellään oikein kirjanpidossa ja verotuksessa.

Hyvä kirjanpitäjä auttaa välttämään virheitä

Hyvä kirjanpitäjä ei vain kirjaa tapahtumia, vaan auttaa yrittäjää välttämään virheitä. Kirjanpitäjä voi huomata epäselvät tapahtumat, puuttuvat tositteet, väärät ALV-käsittelyt ja verojen riittämättömyyden ajoissa.

Kirjanpitäjä voi auttaa yrittäjää esimerkiksi:

Kun kirjanpitäjä on mukana ajoissa, moni virhe voidaan estää ennen kuin siitä tulee ongelma.

Yhteenveto: yrittäjän yleisimmät kirjanpitovirheet

Yrittäjän yleisimmät kirjanpitovirheet liittyvät usein puuttuviin tositteisiin, yrityksen ja henkilökohtaisten kulujen sekoittumiseen, ALV-virheisiin, ennakkoverojen aliarviointiin, palkan ja osinkojen käsittelyyn sekä siihen, että kirjanpito tehdään liian myöhään.

Useimmat virheet voidaan välttää selkeillä rutiineilla, ajantasaisella kirjanpidolla ja sillä, että kirjanpitäjältä kysytään neuvoa ajoissa.

Kirjanpito kannattaa nähdä työkaluna, ei pelkkänä pakollisena velvoitteena. Kun kirjanpito on kunnossa, yrittäjä näkee paremmin yrityksen tilanteen, pystyy varautumaan veroihin ja voi tehdä parempia päätöksiä.

Haluatko välttää turhat kirjanpitovirheet?

Tradeo auttaa pienyrityksiä hoitamaan kirjanpidon selkeästi, sähköisesti ja ajallaan. Kun kirjanpidon rutiinit ovat kunnossa, yrittäjän ei tarvitse arvailla, ovatko tositteet, verot ja ilmoitukset oikein.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Lue myös

Mitä yrityksen kirjanpitoon kuuluu?

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Milloin yritys tarvitsee kirjanpitäjän?

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat yleisimmät kirjanpitovirheet?

Yleisimpiä kirjanpitovirheitä ovat puuttuvat tositteet, yrityksen ja henkilökohtaisten kulujen sekoittuminen, väärä ALV-käsittely, liian pienet ennakkoverot, myöhässä tehty kirjanpito ja palkkojen virheellinen käsittely.

Mitä tapahtuu, jos kirjanpidosta puuttuu kuitti?

Jos kuitti puuttuu, kulun käsittely voi vaikeutua. Kirjanpitäjä voi joutua pyytämään lisäselvitystä, ja joissain tilanteissa kulu tai sen ALV-vähennys voi jäädä hyödyntämättä.

Saako yrityksen kortilla maksaa omia menoja?

Yrityksen korttia ei kannata käyttää henkilökohtaisiin menoihin. Erityisesti osakeyhtiössä yrityksen ja yrittäjän rahat pitää pitää erillään. Henkilökohtaiset kulut voivat aiheuttaa kirjanpitoon ja verotukseen turhaa selvittelyä.

Miksi ennakkoveroja kannattaa seurata vuoden aikana?

Ennakkoverojen pitäisi vastata yrityksen todellista tulosta. Jos yrityksen tulos kasvaa eikä ennakkoveroja muuteta, myöhemmin voi tulla maksettavaksi lisää veroja.

Miten kirjanpitovirheitä voi välttää?

Kirjanpitovirheitä voi välttää tallentamalla kuitit ajoissa, pitämällä yrityksen ja omat kulut erillään, käyttämällä sähköistä taloushallintoa, seuraamalla raportteja ja kysymällä kirjanpitäjältä neuvoa ennen epäselviä ratkaisuja.