info@tradeo.fi
041 313 4408

Tilitoimiston vaihto – näin se onnistuu käytännössä

Tilitoimiston vaihto – näin se onnistuu käytännössä

Tilitoimiston vaihto voi tuntua yrittäjästä työläältä, vaikka käytännössä vaihto onnistuu usein melko sujuvasti. Tärkeintä on, että vaihto tehdään hallitusti: nykyinen tilitoimisto irtisanotaan, tarvittavat aineistot pyydetään, käyttöoikeudet annetaan uudelle tilitoimistolle ja vastuut sovitaan selkeästi.

Tilitoimistoa ei tarvitse vaihtaa vain tilikauden vaihteessa. Vaihto voidaan tehdä myös kesken tilikauden, kunhan kirjanpito, ALV-ilmoitukset, palkat, avoimet laskut ja muut keskeneräiset asiat siirtyvät uudelle tilitoimistolle oikein.

Hyvin hoidettu tilitoimiston vaihto ei ole pelkkä tekninen siirto. Se on myös hyvä hetki tarkistaa, toimiiko yrityksen taloushallinto nykyisellä tavalla vai kannattaisiko samalla siirtyä selkeämpään sähköiseen toimintamalliin.

Milloin tilitoimiston vaihto kannattaa tehdä?

Tilitoimiston vaihto kannattaa tehdä silloin, kun nykyinen palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita. Syynä voi olla esimerkiksi hidas yhteydenpito, epäselvä hinnoittelu, puutteellinen neuvonta tai se, että kirjanpito ei valmistu ajallaan.

Vaihto voi olla ajankohtainen esimerkiksi silloin, kun:

Tilitoimiston vaihtaminen on normaali osa yritystoimintaa. Yrityksen tarpeet muuttuvat, ja taloushallinnon pitäisi tukea yrittäjän nykyistä tilannetta.

Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi. Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden on täysin mahdollinen, kun vaihto suunnitellaan oikein.

Usein käytännöllisin ajankohta on kuukauden vaihde. Tällöin nykyinen tilitoimisto voi tehdä kirjanpidon esimerkiksi tiettyyn kuukauteen asti ja uusi tilitoimisto jatkaa seuraavasta kuukaudesta eteenpäin.

Kesken tilikauden vaihdossa pitää varmistaa, että:

Kun nämä asiat tarkistetaan, uusi tilitoimisto voi jatkaa kirjanpitoa ilman katkoksia.

Tilitoimiston vaihdon vaiheet käytännössä

Tilitoimiston vaihto kannattaa tehdä selkeässä järjestyksessä. Näin varmistetaan, ettei kirjanpitoon, ilmoituksiin tai aineistojen siirtoon jää aukkoja.

Käytännön vaiheet ovat yleensä:

  1. valitse uusi tilitoimisto
  2. sovi uuden tilitoimiston kanssa aloitusajankohta
  3. tarkista nykyisen tilitoimiston irtisanomisaika
  4. irtisano nykyinen tilitoimisto kirjallisesti
  5. pyydä tarvittavat kirjanpitoaineistot ja raportit
  6. anna uudelle tilitoimistolle tarvittavat käyttöoikeudet
  7. sovi, kuka hoitaa viimeiset ilmoitukset
  8. tarkista avoimet laskut, verot ja palkat
  9. uusi tilitoimisto aloittaa sovitusta ajankohdasta
  10. poista vanhan tilitoimiston käyttöoikeudet, kun kaikki on siirretty

Kun järjestys on selkeä, vaihto ei ole yrittäjälle niin hankala kuin se voi etukäteen tuntua.

Uuden tilitoimiston valinta ennen irtisanomista

Usein on järkevää etsiä uusi tilitoimisto ennen kuin nykyinen sopimus irtisanotaan. Näin yrittäjä tietää, kuka kirjanpitoa jatkaa ja millä aikataululla.

Ennen uuden tilitoimiston valintaa kannattaa selvittää:

Hyvä uusi tilitoimisto osaa kertoa heti alkuvaiheessa, miten vaihto tehdään ja mitä yrittäjän pitää tehdä.

Nykyisen tilitoimiston irtisanominen

Nykyinen tilitoimisto kannattaa irtisanoa kirjallisesti. Viestin ei tarvitse olla pitkä, mutta sen pitää olla selkeä.

Irtisanomisessa kannattaa mainita:

Ennen irtisanomista kannattaa tarkistaa sopimuksen irtisanomisaika. Jos irtisanomisaika on esimerkiksi yksi kuukausi, uusi tilitoimisto voi aloittaa käytännössä sen jälkeen tai rinnalla sovitusta ajankohdasta.

Irtisanominen kannattaa hoitaa asiallisesti. Tilitoimiston vaihto ei ole poikkeuksellinen tilanne, vaan normaali liiketoiminnan päätös.

Mitä aineistoja vanhalta tilitoimistolta pyydetään?

Uusi tilitoimisto tarvitsee riittävät tiedot, jotta kirjanpito voi jatkua oikeasta kohdasta. Tarvittavat aineistot riippuvat yrityksen tilanteesta ja käytössä olevasta ohjelmistosta.

Vanhalta tilitoimistolta kannattaa pyytää esimerkiksi:

Kaikkea ei välttämättä tarvitse lähettää erillisinä tiedostoina, jos yritys käyttää sähköistä taloushallintoa ja uudelle tilitoimistolle voidaan antaa käyttöoikeudet järjestelmään.

Mitä uuden tilitoimiston pitää saada alussa?

Uuden tilitoimiston pitää saada kokonaiskuva yrityksen tilanteesta. Pelkkä pankkitili tai muutama raportti ei aina riitä, jos kirjanpidossa on avoimia eriä tai keskeneräisiä ilmoituksia.

Uusi tilitoimisto tarvitsee yleensä tiedot ainakin näistä:

Mitä paremmin nämä tiedot saadaan heti alussa, sitä sujuvammin uusi yhteistyö alkaa.

Procountorissa tilitoimiston vaihto voi olla helppo

Jos yrityksellä on käytössä Procountor, tilitoimiston vaihto voi olla käytännössä melko helppo. Uusi tilitoimisto voidaan lisätä käyttäjäksi samaan Procountor-ympäristöön, jolloin aiempi aineisto säilyy järjestelmässä.

Tämä helpottaa vaihtoa, koska:

Procountor-vaihdossa pitää silti sopia selkeästi, milloin uusi tilitoimisto saa oikeudet ja milloin vanhan tilitoimiston oikeudet poistetaan.

Jos ohjelmisto vaihtuu samalla

Jos tilitoimiston vaihdon yhteydessä vaihtuu myös taloushallinto-ohjelmisto, vaihto vaatii enemmän suunnittelua. Ohjelmiston vaihto ei ole este, mutta se pitää aikatauluttaa järkevästi.

Ohjelmiston vaihtuessa pitää huomioida esimerkiksi:

Ohjelmiston vaihto kannattaa yleensä tehdä selkeästä päivämäärästä alkaen, esimerkiksi kuukauden alusta.

Avoimet myyntilaskut ja ostolaskut

Tilitoimiston vaihdossa avoimet laskut pitää tarkistaa huolellisesti. Uuden tilitoimiston pitää tietää, mitkä myyntilaskut ovat vielä maksamatta ja mitkä ostolaskut ovat avoinna.

Jos avoimia laskuja ei siirretä tai tarkisteta oikein, kirjanpito voi mennä sekaisin. Asiakas voi esimerkiksi maksaa vanhan myyntilaskun uuden tilitoimiston aloittamisen jälkeen, jolloin suoritus pitää osata kohdistaa oikein.

Tarkista vaihdossa ainakin:

Tämä on pieni mutta tärkeä osa onnistunutta vaihtoa.

ALV-ilmoitusten vastuu

ALV-ilmoitukset ovat yksi tärkeimmistä asioista tilitoimiston vaihdossa. On sovittava, kuka tekee viimeisen ilmoituksen ennen vaihtoa ja kuka tekee ensimmäisen ilmoituksen vaihdon jälkeen.

Esimerkiksi jos vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon maaliskuuhun asti ja uusi aloittaa huhtikuusta, pitää sopia, kumpi antaa maaliskuun ALV-ilmoituksen.

Vastuut pitää sopia kirjallisesti tai ainakin selkeästi sähköpostilla. Näin vältetään tilanne, jossa ilmoitus jää tekemättä tai tehdään kahteen kertaan.

Palkat ja tulorekisteri

Jos yritys maksaa palkkoja, palkanlaskennan siirtyminen pitää sopia erikseen. Palkkoihin liittyy tulorekisteri-ilmoituksia, työnantajamaksuja, palkkaraportteja ja mahdollisia luontoisetuja.

Vaihdossa pitää tarkistaa:

Palkanlaskennan vastuut kannattaa sopia erityisen tarkasti, koska palkkojen ilmoituksissa on tarkat määräajat.

Tilinpäätös vaihdon yhteydessä

Jos tilitoimiston vaihto ajoittuu lähelle tilikauden päättymistä, pitää sopia, kuka tekee tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

Jos vanha tilitoimisto on hoitanut kirjanpidon lähes koko tilikaudelta, voi joskus olla käytännöllistä, että vanha tilitoimisto tekee vielä tilinpäätöksen. Toisaalta uusi tilitoimisto voi tehdä tilinpäätöksen, jos se saa riittävät aineistot.

Tilinpäätöstä varten tarvitaan yleensä:

Tilinpäätöksen tekijä kannattaa sopia jo ennen vaihdon toteuttamista.

Käyttöoikeudet ja tietoturva

Sähköisessä taloushallinnossa käyttöoikeudet ovat tärkeä osa tilitoimiston vaihtoa. Uudelle tilitoimistolle pitää antaa tarvittavat oikeudet, mutta vanhan tilitoimiston oikeuksia ei kannata poistaa liian aikaisin.

Hyvä käytäntö on:

Näin varmistetaan sekä kirjanpidon jatkuvuus että tietoturva.

Miten yrittäjä voi valmistautua vaihtoon?

Yrittäjä voi helpottaa tilitoimiston vaihtoa keräämällä perustiedot valmiiksi. Kaikkea ei tarvitse tietää täydellisesti, mutta hyvä lähtötilanne nopeuttaa aloitusta.

Valmistaudu kertomaan uudelle tilitoimistolle:

Näiden tietojen avulla uusi tilitoimisto osaa arvioida vaihdon aikataulun ja tarvittavat aineistot.

Yleisimmät virheet tilitoimiston vaihdossa

Tilitoimiston vaihdossa yleisimmät virheet liittyvät epäselvään vastuunjakoon ja puuttuviin aineistoihin.

Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi:

Nämä voidaan välttää sillä, että vaihdolle tehdään selkeä suunnitelma ennen kuin käytännön siirto alkaa.

Tilitoimiston vaihto on myös mahdollisuus parantaa toimintaa

Tilitoimiston vaihto kannattaa nähdä mahdollisuutena parantaa yrityksen taloushallintoa. Jos vanhassa yhteistyössä jokin ei toiminut, uuteen malliin kannattaa tehdä paremmat rutiinit heti alussa.

Vaihdon yhteydessä voidaan parantaa esimerkiksi:

Hyvä uusi tilitoimisto auttaa rakentamaan toimintamallin, jossa yrittäjä tietää, mitä hänen pitää tehdä ja mitä tilitoimisto hoitaa.

Yhteenveto: näin tilitoimiston vaihto onnistuu

Tilitoimiston vaihto onnistuu käytännössä hyvin, kun vaihto tehdään suunnitelmallisesti. Tärkeintä on sopia, mihin asti nykyinen tilitoimisto hoitaa kirjanpidon ja mistä alkaen uusi tilitoimisto jatkaa.

Vanhalta tilitoimistolta pyydetään tarvittavat raportit, tositteet, avoimet erät ja tiedot viranomaisilmoituksista. Jos yrityksellä on käytössä sähköinen taloushallinto-ohjelmisto, uusi tilitoimisto voidaan usein lisätä käyttäjäksi samaan järjestelmään.

Kun aineistot, käyttöoikeudet ja vastuut ovat kunnossa, tilitoimiston vaihto ei ole vaikea projekti. Samalla yrityksen taloushallintoa voidaan kehittää selkeämmäksi ja paremmin yrittäjän arkea tukevaksi.

Haluatko vaihtaa tilitoimistoa?

Tradeo auttaa yrityksiä tilitoimiston vaihdossa, kirjanpidossa ja sähköisessä taloushallinnossa. Jos nykyinen tilitoimisto ei enää vastaa yrityksesi tarpeita, vaihto voidaan hoitaa hallitusti ja ilman turhaa säätöä.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Lue myös

Kirjanpitäjän vaihto – mitä pitää huomioida?

Miten yrityksen kirjanpito siirretään uudelle tilitoimistolle?

Miten valita hyvä tilitoimisto?

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä, tilitoimiston voi vaihtaa kesken tilikauden. Vaihdossa pitää sopia, mihin asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon ja mistä alkaen uusi tilitoimisto jatkaa.

Mitä aineistoa tarvitaan tilitoimiston vaihtoon?

Uusi tilitoimisto tarvitsee yleensä tuloslaskelman, taseen, pääkirjan, päiväkirjan, ALV-ilmoitukset, avoimet myynti- ja ostolaskut, tositteet, palkkatiedot sekä viimeisimmän tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

Onko tilitoimiston vaihto vaikeaa?

Tilitoimiston vaihto ei yleensä ole vaikeaa, jos aineistot, käyttöoikeudet ja vastuut sovitaan selkeästi. Sähköisessä taloushallinnossa vaihto voi olla hyvinkin sujuva.

Milloin tilitoimiston vaihto kannattaa tehdä?

Usein selkein ajankohta on kuukauden vaihde tai tilikauden vaihde. Vaihto voidaan kuitenkin tehdä myös muulloin, jos kirjanpidon vastuut ja aineistot sovitaan selkeästi.

Pitääkö vanha tilitoimisto irtisanoa kirjallisesti?

Kyllä, irtisanominen kannattaa tehdä kirjallisesti. Samalla kannattaa pyytää tarvittavat raportit ja sopia, mihin asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon.