info@tradeo.fi
041 313 4408

Procountor kokemuksia pienyrityksessä

Procountor kokemuksia pienyrityksessä

Procountor on monelle suomalaiselle pienyritykselle tuttu sähköisen taloushallinnon ohjelmisto. Sitä käytetään esimerkiksi myyntilaskutukseen, ostolaskujen käsittelyyn, kuittien tallentamiseen, pankkitapahtumien käsittelyyn, kirjanpitoon ja raportointiin.

Pienyrityksen näkökulmasta Procountorin suurin hyöty on yleensä se, että yrittäjä ja kirjanpitäjä voivat työskennellä samassa järjestelmässä. Kun myyntilaskut, ostolaskut, kuitit ja pankkitapahtumat löytyvät yhdestä paikasta, kirjanpito on helpompi pitää ajan tasalla.

Procountor ei kuitenkaan ole kaikille yrityksille automaattisesti paras ratkaisu. Ohjelmiston sopivuus riippuu yrityksen koosta, tositemääristä, laskutuksesta, palkanlaskennasta, yrittäjän omasta ajankäytöstä ja siitä, kuinka sähköisesti taloushallinto halutaan hoitaa.

Mihin Procountoria käytetään pienyrityksessä?

Pienyrityksessä Procountoria voidaan käyttää useisiin taloushallinnon osa-alueisiin. Kaikkia toimintoja ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla, vaan kokonaisuus voidaan rakentaa yrityksen tarpeiden mukaan.

Procountoria voidaan käyttää esimerkiksi:

Pienyritykselle tärkeintä ei ole ottaa käyttöön kaikkia mahdollisia ominaisuuksia, vaan löytää sopiva toimintamalli. Yksinkertaiselle yritykselle riittää usein kevyempi kokonaisuus, kun taas laajempi toiminta hyötyy useammista ominaisuuksista.

Procountorin suurin hyöty on aineiston hallinta

Yksi Procountorin suurimmista hyödyistä on se, että taloushallinnon aineisto pysyy yhdessä järjestelmässä. Myyntilaskut, ostolaskut, kuitit ja pankkitapahtumat eivät ole hajallaan sähköposteissa, kansioissa ja paperikuiteissa.

Kun aineisto on yhdessä paikassa, kirjanpitäjän työ helpottuu ja yrittäjän ei tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa tositteiden etsimiseen. Tämä vähentää myös riskiä, että jokin kuitti, lasku tai pankkitapahtuma jää käsittelemättä.

Pienyritykselle tämä on käytännössä iso etu. Kirjanpito sujuu paremmin, kun aineisto ei ole jatkuvasti puutteellista tai myöhässä.

Myyntilaskutus Procountorissa

Procountor sopii hyvin yritykselle, joka tekee myyntilaskuja säännöllisesti. Yrittäjä voi luoda laskun järjestelmässä, lähettää sen asiakkaalle ja seurata, onko lasku maksettu.

Myyntilaskutuksen etuja ovat esimerkiksi:

Tämä helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työtä. Myyntilaskut eivät jää erillisiin Word- tai Excel-tiedostoihin, vaan ne ovat osa taloushallinnon kokonaisuutta.

Ostolaskujen käsittely Procountorissa

Jos yritykselle tulee ostolaskuja, Procountor voi helpottaa niiden käsittelyä. Ostolaskut voidaan vastaanottaa järjestelmään, tarkistaa, hyväksyä ja maksaa hallitusti.

Pienyritykselle ostolaskujen sähköinen käsittely on hyödyllistä erityisesti silloin, kun laskuja tulee säännöllisesti esimerkiksi ohjelmistoista, alihankkijoilta, vuokrista, vakuutuksista tai muista palveluista.

Kun ostolaskut ovat järjestelmässä, ne eivät unohdu sähköpostiin. Samalla kirjanpitäjä näkee laskut ja voi käsitellä ne kirjanpidossa ilman erillistä liitteiden pyytämistä.

Kuittien tallentaminen helpottuu

Monella pienyrittäjällä kuitit ovat kirjanpidon ongelmakohta. Kuitti jää helposti lompakkoon, autoon, sähköpostiin tai katoaa kokonaan.

Procountorin kaltaisessa sähköisessä järjestelmässä kuitit voidaan tallentaa suoraan järjestelmään. Tämä helpottaa arkea, koska kuitti voidaan kuvata ja liittää oikeaan tapahtumaan ajallaan.

Kun kuitit tallennetaan heti, kirjanpitäjän ei tarvitse kysellä jälkikäteen, mihin jokin pankkikorttiosto liittyi. Tämä säästää aikaa ja vähentää kirjanpidon epäselvyyksiä.

Pankkitapahtumien käsittely ja täsmäytys

Pankkitapahtumien käsittely on tärkeä osa kirjanpitoa. Procountorissa pankkitapahtumat voidaan tuoda järjestelmään, jolloin kirjanpitäjä voi täsmäyttää maksut, laskut ja muut tapahtumat tehokkaammin.

Pankkitapahtumien käsittelyssä seurataan esimerkiksi:

Kun pankkitapahtumat näkyvät samassa järjestelmässä kuin laskut ja tositteet, kirjanpidon kokonaisuus pysyy paremmin hallinnassa.

Raportointi paranee

Procountorin hyöty pienyritykselle näkyy myös raportoinnissa. Yrittäjä voi seurata yrityksen taloutta paremmin, kun raportit perustuvat ajantasaisempaan kirjanpitoon.

Raporteista voidaan seurata esimerkiksi:

Pelkän pankkitilin saldon seuraaminen ei yleensä riitä yrityksen talouden ymmärtämiseen. Yrityksellä voi olla tulevia veroja, avoimia ostolaskuja, myyntisaamisia tai muita eriä, jotka eivät näy pelkästä tilin saldosta.

Procountor ja kirjanpitäjän yhteistyö

Procountorin suurin käytännön hyöty syntyy usein siitä, että yrittäjä ja kirjanpitäjä käyttävät samaa järjestelmää. Molemmat näkevät saman aineiston, jolloin yhteistyö on sujuvampaa.

Yrittäjä voi tehdä myyntilaskut, hyväksyä ostolaskut ja tallentaa kuitit. Kirjanpitäjä puolestaan hoitaa kirjanpidon, ALV-ilmoitukset, täsmäytykset, tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

Tämä työnjako on pienyritykselle usein hyvä. Yrittäjä pysyy mukana yrityksen taloudessa, mutta kirjanpidon oikea käsittely ei jää pelkästään yrittäjän vastuulle.

Procountor ei poista kirjanpitäjän tarvetta

On tärkeää ymmärtää, että Procountor on ohjelmisto, ei kirjanpitäjä. Ohjelmisto helpottaa työtä, mutta se ei automaattisesti ratkaise kirjanpidon ja verotuksen kysymyksiä.

Jonkun pitää edelleen tietää esimerkiksi:

Procountor helpottaa aineiston käsittelyä ja raportointia, mutta hyvä kirjanpitäjä varmistaa, että asiat käsitellään oikein.

Kenelle Procountor sopii?

Procountor sopii hyvin pienyritykselle, joka haluaa hoitaa taloushallinnon sähköisesti ja pitää aineiston järjestyksessä.

Se voi sopia erityisesti yritykselle, jolla on esimerkiksi:

Procountor sopii usein hyvin osakeyhtiölle ja kasvavalle pienyritykselle, jossa taloushallinnon pitää olla selkeää ja skaalautuvaa.

Milloin Procountor voi olla turhan raskas?

Procountor ei välttämättä ole paras ratkaisu aivan jokaiselle yritykselle. Jos yrityksellä on vain muutama tosite vuodessa, ei myyntilaskutusta, ei ostolaskuja eikä tarvetta sähköiselle prosessille, ohjelmisto voi tuntua turhan laajalta.

Hyvin pienessä toiminnassa kannattaa arvioida, mitä ominaisuuksia oikeasti tarvitaan. Jos toiminta on satunnaista ja yksinkertaista, kevyempi ratkaisu voi joskus riittää.

Toisaalta jos yritys kasvaa tai toiminta muuttuu säännölliseksi, sähköinen taloushallinto alkaa yleensä helpottaa arkea nopeasti.

Procountorin kustannukset pienyritykselle

Procountorin käytöstä syntyy ohjelmistokustannuksia, jotka ovat erillisiä kirjanpitäjän työstä. Kustannukset riippuvat yleensä käytettävästä versiosta, tapahtumista ja tarvittavista ominaisuuksista.

Pienyrityksen kannattaa arvioida ohjelmistokustannusta suhteessa hyötyihin. Jos Procountor säästää aikaa, vähentää virheitä ja helpottaa kirjanpidon tekemistä, kustannus voi olla perusteltu.

Halvin ratkaisu ei aina ole paras, jos se lisää yrittäjän työtä tai aiheuttaa epäselvyyksiä. Tärkeintä on, että ohjelmisto sopii yrityksen arkeen ja kirjanpitäjän toimintatapaan.

Procountor Solo vai Procountor Taloushallinto?

Pienyritykselle voi tulla vastaan kysymys siitä, sopiiko paremmin Procountor Solo vai laajempi Procountor Taloushallinto.

Procountor Solo voi sopia yksinyrittäjälle tai hyvin pienelle yritykselle, joka haluaa yksinkertaisen tavan hoitaa tuloja, menoja ja tositteita. Se voi olla kevyt vaihtoehto erityisesti silloin, kun toiminta on melko suoraviivaista.

Procountor Taloushallinto taas sopii paremmin silloin, kun yrityksellä on laajempi tarve esimerkiksi ostolaskuille, palkanlaskennalle, tarkemmalle raportoinnille tai monipuolisemmalle taloushallinnon kokonaisuudelle.

Valinta kannattaa tehdä yrityksen todellisten tarpeiden perusteella. Liian raskasta kokonaisuutta ei kannata ottaa vain varmuuden vuoksi, mutta liian kevyt ratkaisu voi myöhemmin rajoittaa toimintaa.

Käyttöönotto pienyrityksessä

Procountorin käyttöönotto kannattaa tehdä selkeästi. Käytännössä sovitaan, mitä yrittäjä tekee itse ja mitä kirjanpitäjä hoitaa.

Käyttöönotossa voidaan käydä läpi esimerkiksi:

Hyvä käyttöönotto vähentää epäselvyyksiä myöhemmin. Yrittäjän kannattaa tietää heti alussa, mitä hänen pitää tehdä kuukausittain ja mitä kirjanpitäjä hoitaa.

Kokemuksia Procountorin käytöstä pienyrityksessä

Pienyrityksen näkökulmasta Procountorin parhaat kokemukset liittyvät yleensä arjen helpottumiseen. Kun aineisto on yhdessä järjestelmässä, kirjanpito ei tunnu yhtä hajanaiselta.

Hyviä puolia ovat usein:

Haasteita voi puolestaan tulla siitä, jos ohjelmisto otetaan käyttöön ilman selkeää ohjeistusta. Jos yrittäjä ei tiedä, mitä hänen pitää tehdä, järjestelmä voi tuntua aluksi monimutkaiselta.

Siksi tärkeintä on rakentaa käyttöön selkeä toimintamalli.

Mitä yrittäjän kannattaa tehdä Procountorissa itse?

Yrittäjän ei tarvitse tehdä kaikkea itse, vaikka yritys käyttäisi Procountoria. Usein järkevä työnjako on se, että yrittäjä hoitaa arjen käytännön asiat ja kirjanpitäjä vastaa kirjanpidon oikeellisuudesta.

Yrittäjä voi yleensä hoitaa itse esimerkiksi:

Kirjanpitäjä voi hoitaa esimerkiksi:

Tämä tekee Procountorin käytöstä pienyritykselle järkevää: yrittäjä ei jää yksin ohjelmiston kanssa, mutta taloushallinto ei myöskään perustu paperien pyörittelyyn.

Yleisimmät virheet Procountorin käytössä

Procountorin käytössä ongelmat eivät yleensä johdu pelkästään ohjelmistosta, vaan epäselvästä toimintatavasta.

Tyypillisiä virheitä ovat esimerkiksi:

Nämä voidaan välttää sillä, että käyttöönoton yhteydessä sovitaan selkeä kuukausirutiini.

Yhteenveto: Procountor kokemuksia pienyrityksessä

Procountor voi olla pienyritykselle hyvä sähköisen taloushallinnon ratkaisu, kun sitä käytetään oikein. Sen suurimmat hyödyt ovat aineiston hallinta, selkeämpi laskutus, helpompi kuittien tallennus, ajantasaisempi kirjanpito ja parempi yhteistyö kirjanpitäjän kanssa.

Procountor ei kuitenkaan automaattisesti tee taloushallinnosta helppoa, jos toimintatapaa ei sovita kunnolla. Ohjelmisto toimii parhaiten silloin, kun yrittäjä tietää oman roolinsa ja kirjanpitäjä huolehtii kirjanpidon oikeasta käsittelystä.

Pienyritykselle tärkeintä on valita sopiva versio ja käyttää ohjelmistoa yrityksen todellisten tarpeiden mukaan.

Tarvitsetko apua Procountorin ja kirjanpidon kanssa?

Tradeo auttaa pienyrityksiä hoitamaan kirjanpidon sähköisesti Procountorissa. Palvelu sopii yrittäjälle, joka haluaa selkeän työnjaon, ajantasaisen kirjanpidon ja varmuuden siitä, että ilmoitukset ja verotus hoituvat oikein.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Lue myös

Sähköinen taloushallinto – hyödyt pienyritykselle

Mitä yrityksen kirjanpitoon kuuluu?

Voiko kirjanpidon tehdä itse?

Usein kysytyt kysymykset

Sopiiko Procountor pienyritykselle?

Kyllä, Procountor voi sopia hyvin pienyritykselle, joka haluaa hoitaa taloushallinnon sähköisesti. Se sopii erityisesti yritykselle, jolla on laskutusta, ostolaskuja, kuitteja, ALV-ilmoituksia tai tarve ajantasaiselle raportoinnille.

Tarvitseeko Procountorin kanssa kirjanpitäjää?

Usein kyllä. Procountor helpottaa aineiston käsittelyä, mutta kirjanpidon oikea käsittely, verotus, täsmäytykset, tilinpäätös ja veroilmoitus vaativat edelleen osaamista.

Onko Procountor helppo käyttää?

Procountor voi olla selkeä käyttää, kun käyttöönotto ja työnjako tehdään kunnolla. Jos yrittäjä ei tiedä, mitä hänen pitää tehdä, ohjelmisto voi aluksi tuntua monimutkaiselta.

Mitä eroa on Procountor Sololla ja Procountor Taloushallinnolla?

Procountor Solo on kevyempi ratkaisu yksinyrittäjälle tai hyvin pienelle yritykselle. Procountor Taloushallinto sopii laajempaan käyttöön, jos yrityksellä on esimerkiksi ostolaskuja, palkanlaskentaa, tarkempaa raportointia tai enemmän taloushallinnon tarpeita.

Mitä Procountorin käyttö maksaa?

Procountorin kustannukset riippuvat käytettävästä versiosta, tapahtumista ja ominaisuuksista. Ohjelmistokustannus on yleensä erillinen kirjanpitäjän palvelusta, joten kokonaisuutta kannattaa arvioida yrityksen tarpeiden mukaan.