Moni yrittäjä pohtii yrityksen alkuvaiheessa, tarvitseeko kirjanpitäjää heti vai voiko kirjanpidon hoitaa aluksi itse. Kysymys on hyvä, koska aivan pienessä toiminnassa kirjanpito voi tuntua yksinkertaiselta: muutama myynti, vähän kuluja ja pankkitilillä selkeää liikennettä.
Käytännössä kirjanpitäjän tarve riippuu kuitenkin yritysmuodosta, toiminnan laajuudesta, arvonlisäverotuksesta, palkoista, viranomaisilmoituksista ja siitä, kuinka paljon yrittäjä haluaa käyttää omaa aikaansa taloushallintoon.
Hyvä kirjanpitäjä ei ole pelkkä pakollinen kuluerä, vaan voi auttaa yrittäjää välttämään virheitä, seuraamaan yrityksen taloutta ja tekemään parempia päätöksiä.
Tarvitseeko uusi yritys kirjanpitäjän heti?
Uusi yritys ei aina tarvitse kirjanpitäjää ensimmäisestä päivästä alkaen, mutta usein kirjanpitäjän mukaan ottaminen heti alkuvaiheessa on järkevää.
Varsinkin silloin, kun yrityksellä on arvonlisäverollista toimintaa, osakeyhtiö, palkkoja, paljon ostolaskuja tai epäselvyyttä vähennyskelpoisista kuluista, kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman varhain.
Alkuvaiheessa tehtävät ratkaisut vaikuttavat pitkälle. Esimerkiksi käytettävä taloushallinto-ohjelma, tositteiden käsittelytapa, tilikartta, ALV-käsittely ja yrittäjän palkan tai yksityisottojen käsittely kannattaa rakentaa oikein heti alussa.
Jos nämä tehdään väärin, niiden korjaaminen myöhemmin voi olla työläämpää kuin se, että kirjanpito olisi laitettu alusta asti kuntoon.
Milloin kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan?
Kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan viimeistään silloin, kun yrityksen toiminta alkaa olla säännöllistä ja rahaliikennettä syntyy kuukausittain.
Selkeitä merkkejä kirjanpitäjän tarpeesta ovat esimerkiksi:
- yritys on arvonlisäverovelvollinen
- yritys on osakeyhtiö
- yrityksellä on useita myynti- tai ostotapahtumia kuukaudessa
- yritys maksaa palkkaa yrittäjälle tai työntekijälle
- yrityksellä on ulkomaanostoja tai -myyntejä
- yrittäjä ei ole varma, mitä saa vähentää verotuksessa
- ennakkoverot, ALV-ilmoitukset tai tulorekisteri tuntuvat epäselviltä
- yrittäjä haluaa käyttää aikansa mieluummin liiketoimintaan kuin kirjanpitoon
Kirjanpitäjän tarve ei siis synny vasta silloin, kun yritys on iso. Usein kirjanpitäjästä on eniten hyötyä juuri pienelle yritykselle, jossa virheillä voi olla suhteellisesti iso vaikutus.
Osakeyhtiö tarvitsee yleensä kirjanpitäjän
Osakeyhtiön kirjanpito on käytännössä sellainen kokonaisuus, että kirjanpitäjän käyttäminen on yleensä järkevää jo alusta alkaen.
Osakeyhtiöllä on kahdenkertainen kirjanpito, tilinpäätös, veroilmoitus ja usein myös yrittäjän palkanlaskentaan liittyviä asioita. Lisäksi osakeyhtiössä on tärkeää erottaa yhtiön rahat ja yrittäjän henkilökohtaiset rahat toisistaan.
Osakeyhtiössä ei voi käsitellä rahan nostoja samalla tavalla kuin toiminimessä. Jos yrittäjä nostaa rahaa yhtiöstä, kyse voi olla esimerkiksi palkasta, osingosta, osakaslainasta tai kulukorvauksesta. Näiden käsittelyssä kannattaa olla tarkkana.
Kirjanpitäjä auttaa varmistamaan, että osakeyhtiön kirjanpito, verotus ja viranomaisilmoitukset hoidetaan oikein.
Toiminimikin voi hyötyä kirjanpitäjästä
Toiminimen kirjanpito voi olla osakeyhtiötä yksinkertaisempaa, mutta se ei tarkoita, että kirjanpitäjä olisi turha.
Toiminimiyrittäjän on silti huolehdittava esimerkiksi kirjanpidosta, arvonlisäverosta, ennakkoverosta, veroilmoituksesta ja yrityksen kulujen oikeasta käsittelystä.
Jos toiminimellä on vain muutama tapahtuma vuodessa, yrittäjä voi joissain tilanteissa hoitaa kirjanpidon itse. Mutta jos toiminta on säännöllistä, arvonlisäverollista tai yrittäjä haluaa välttää virheitä, kirjanpitäjä on usein kannattava valinta.
Kirjanpitäjä voi myös auttaa seuraamaan, milloin toiminimen muuttaminen osakeyhtiöksi voisi olla ajankohtaista.
Kirjanpitäjä säästää yrittäjän aikaa
Yksi tärkeimmistä syistä käyttää kirjanpitäjää on ajansäästö.
Yrittäjän aika kannattaa yleensä käyttää siihen, mistä yritys saa tuloja: asiakastyöhön, myyntiin, markkinointiin, palvelun kehittämiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen.
Jos yrittäjä käyttää monta tuntia kuukaudessa kirjanpidon selvittelyyn, tositteiden käsittelyyn, ALV-ilmoituksiin ja verokysymyksiin, todellinen kustannus voi olla suurempi kuin kirjanpitäjän kuukausihinta.
Kirjanpitäjä voi tehdä samat asiat tehokkaammin, koska ne ovat hänelle rutiinia. Samalla yrittäjä saa varmuutta siihen, että asiat tulevat tehdyksi oikein ja ajallaan.
Kirjanpitäjä auttaa välttämään virheitä
Kirjanpidossa virheet eivät aina näy heti. Ne voivat tulla vastaan vasta myöhemmin esimerkiksi tilinpäätöksessä, veroilmoituksessa, ALV-tarkastuksessa tai silloin, kun yrityksen taloudellista tilannetta pitäisi arvioida.
Tyypillisiä virheitä ovat esimerkiksi:
- ALV käsitellään väärin
- yksityiset ja yrityksen kulut menevät sekaisin
- tositteita puuttuu
- ennakkovero jää liian pieneksi
- palkka ja osingot menevät sekaisin
- yrityksen tulosta ei seurata riittävän ajoissa
- vähennyskelpoisia kuluja jää hyödyntämättä
Hyvä kirjanpitäjä ei ainoastaan korjaa virheitä jälkikäteen, vaan auttaa ehkäisemään niitä etukäteen.
Milloin kirjanpitäjä ei ehkä ole välttämätön?
Kirjanpitäjä ei välttämättä ole heti pakollinen, jos yrityksen toiminta on hyvin pientä, satunnaista ja helposti hahmotettavaa.
Esimerkiksi sivutoiminen toiminimi, jolla on vain muutama myynti vuodessa ja vähän kuluja, voi joissain tilanteissa hoitaa kirjanpidon itse. Tällöinkin yrittäjän täytyy kuitenkin ymmärtää, mitä tekee.
Jos yrittäjä ei ole varma ALV-käsittelystä, veroilmoituksesta, vähennyskelpoisista kuluista tai ennakkoverosta, kirjanpitäjän käyttäminen voi silti olla järkevää.
Usein hyvä välimalli on se, että yrittäjä hoitaa tositteet ja myyntilaskut itse sähköisessä järjestelmässä, mutta kirjanpitäjä vastaa kirjanpidosta, ilmoituksista ja tarkistuksista.
Millainen kirjanpitäjä sopii pienyritykselle?
Pienyrityksen kirjanpitäjän kannattaa olla sellainen, joka ymmärtää yrittäjän arkea ja pystyy selittämään asiat selkeästi.
Hyvä kirjanpitäjä ei vain pyydä tositteita, vaan auttaa yrittäjää ymmärtämään esimerkiksi:
- paljonko yritys tekee tulosta
- paljonko veroihin kannattaa varautua
- mitä kuluja yritys voi vähentää
- milloin palkkaa kannattaa nostaa
- milloin osakeyhtiö voi olla järkevämpi kuin toiminimi
- miten taloushallinto voidaan hoitaa mahdollisimman kevyesti
Pienyritykselle tärkeää on myös se, että kirjanpito on selkeästi hinnoiteltu. Kun kuukausihinta on ennakoitava, yrittäjä tietää paremmin, mitä palvelu maksaa.
Sähköinen taloushallinto helpottaa kirjanpitoa
Nykyisin monen pienyrityksen kirjanpito voidaan hoitaa täysin sähköisesti. Tämä tarkoittaa, että tositteita ei tarvitse toimittaa paperilla, vaan aineisto kulkee sähköisen taloushallinto-ohjelman kautta.
Sähköinen kirjanpito helpottaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työtä. Myyntilaskut, ostolaskut, pankkitapahtumat ja tositteet pysyvät paremmin järjestyksessä, ja kirjanpito voidaan tehdä ajantasaisemmin.
Esimerkiksi Procountor sopii monelle pienyritykselle, joka haluaa hoitaa taloushallinnon sähköisesti ja pitää yrityksen talouden paremmin hallinnassa.
Kirjanpitäjä kannattaa nähdä kumppanina
Kirjanpitäjä ei ole vain henkilö, joka tekee pakolliset ilmoitukset verottajalle. Parhaimmillaan kirjanpitäjä toimii yrittäjän taloudellisena kumppanina.
Kirjanpitäjä voi auttaa yrittäjää huomaamaan ajoissa, jos yrityksen kulut kasvavat, verot ovat jäämässä liian pieniksi tai yrityksen kannattavuus heikkenee. Vastaavasti kirjanpitäjä voi auttaa suunnittelemaan palkanmaksua, osinkoja, investointeja ja yritysmuodon muutoksia.
Kun kirjanpito on kunnossa, yrittäjällä on parempi näkyvyys yrityksen tilanteeseen. Se tekee päätöksenteosta helpompaa.
Yhteenveto: milloin yritys tarvitsee kirjanpitäjän?
Yritys tarvitsee kirjanpitäjän viimeistään silloin, kun toiminta muuttuu säännölliseksi, yritys on arvonlisäverovelvollinen, kyseessä on osakeyhtiö tai yrittäjä haluaa varmistaa, että kirjanpito ja verotus hoidetaan oikein.
Kirjanpitäjän käyttäminen on usein järkevää jo yrityksen alkuvaiheessa. Se säästää aikaa, vähentää virheitä ja antaa yrittäjälle paremman kuvan yrityksen taloudesta.
Jos kirjanpito tuntuu epäselvältä tai vie liikaa aikaa, on yleensä oikea hetki ottaa kirjanpitäjä mukaan.
Tarvitsetko kirjanpitäjän yrityksellesi?
Tradeo auttaa pienyrityksiä ja yrittäjiä hoitamaan kirjanpidon selkeästi ja sähköisesti. Palvelu sopii erityisesti yrittäjälle, joka haluaa keskittyä omaan liiketoimintaansa ja varmistaa, että kirjanpito, veroilmoitukset ja viranomaisasiat hoituvat ajallaan.
Haluatko tietää, paljonko kirjanpito maksaisi yrityksellesi?
Pyydä tarjous Tradeolta. Saat selkeän hinnoittelun, sähköisen taloushallinnon ja henkilökohtaista palvelua ilman yllätyksiä.
Lue myös
Mitä kirjanpitäjä tekee? – Opas yrittäjälle
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko yritys kirjanpitäjän heti perustamisen jälkeen?
Ei aina, mutta usein kirjanpitäjä kannattaa ottaa mukaan jo alkuvaiheessa. Erityisesti osakeyhtiön, arvonlisäverovelvollisen yrityksen tai säännöllistä liiketoimintaa harjoittavan yrityksen on järkevää hoitaa kirjanpito ammattilaisen avulla.
Voiko yrittäjä tehdä kirjanpidon itse?
Joissain tilanteissa voi, erityisesti jos toiminta on hyvin pientä ja yksinkertaista. Yrittäjän täytyy kuitenkin ymmärtää kirjanpidon, ALV:n ja verotuksen perusasiat. Jos nämä tuntuvat epäselviltä, kirjanpitäjä on yleensä turvallisempi ratkaisu.
Tarvitseeko toiminimi kirjanpitäjän?
Toiminimi ei aina tarvitse kirjanpitäjää, jos toiminta on hyvin vähäistä. Jos toiminimi on arvonlisäverovelvollinen, toimintaa on kuukausittain tai yrittäjä haluaa säästää aikaa, kirjanpitäjä on usein järkevä valinta.
Tarvitseeko osakeyhtiö kirjanpitäjän?
Käytännössä osakeyhtiölle kirjanpitäjä on yleensä suositeltava. Osakeyhtiön kirjanpitoon liittyy tilinpäätös, veroilmoitus, kahdenkertainen kirjanpito ja usein palkanmaksuun liittyviä asioita.
Milloin kirjanpitäjän käyttäminen kannattaa?
Kirjanpitäjän käyttäminen kannattaa, kun yrityksellä on säännöllistä toimintaa, useita tositteita kuukaudessa, ALV-ilmoituksia, palkkoja tai yrittäjä haluaa varmistaa, että asiat tehdään oikein ja ajallaan.