info@tradeo.fi
041 313 4408

Kirjanpitäjän vaihto – mitä pitää huomioida?

Kirjanpitäjän vaihto – mitä pitää huomioida?

Kirjanpitäjän vaihto voi tulla ajankohtaiseksi monesta syystä. Nykyinen kirjanpitäjä ei ehkä vastaa kysymyksiin riittävän nopeasti, kirjanpito valmistuu myöhässä, hinnoittelu tuntuu epäselvältä tai yrittäjä kaipaa enemmän neuvontaa yrityksen talouteen.

Kirjanpitäjän vaihtaminen voi tuntua yrittäjästä isolta päätökseltä, mutta käytännössä vaihto voidaan hoitaa melko sujuvasti, kun aineistot, käyttöoikeudet ja vastuut sovitaan selkeästi.

Hyvä kirjanpitäjän vaihto ei tarkoita vain sitä, että uusi henkilö alkaa tehdä kirjanpitoa. Samalla kannattaa tarkistaa, että yrityksen taloushallinnon rutiinit, ohjelmisto, raportointi ja yhteydenpito tukevat yrityksen nykyistä tilannetta.

Milloin kirjanpitäjän vaihtoa kannattaa harkita?

Kirjanpitäjän vaihtoa kannattaa harkita, jos nykyinen palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita. Tilanne voi muuttua esimerkiksi yrityksen kasvaessa, toiminnan monimutkaistuessa tai silloin, kun yrittäjä kaipaa aktiivisempaa tukea.

Vaihto voi olla ajankohtainen esimerkiksi silloin, kun:

Kirjanpitäjän vaihtaminen ei tarkoita, että aiempi ratkaisu olisi ollut väärä. Yrityksen tarpeet muuttuvat, ja kirjanpitäjän pitäisi pystyä tukemaan yritystä nykyisessä tilanteessa.

Kirjanpitäjän vaihto kannattaa tehdä hallitusti

Kirjanpitäjää ei kannata vaihtaa kiireessä ilman suunnitelmaa. Hallittu vaihto tarkoittaa sitä, että sovitaan selkeästi, mihin asti nykyinen kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon ja mistä alkaen uusi kirjanpitäjä jatkaa.

Vaihdossa kannattaa varmistaa ainakin:

Kun nämä sovitaan ajoissa, kirjanpito ei katkea vaihdon takia.

Voiko kirjanpitäjän vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi. Kirjanpitäjän voi vaihtaa myös kesken tilikauden, kun vaihto tehdään selkeässä kohdassa ja tarvittavat tiedot siirtyvät uudelle kirjanpitäjälle.

Usein selkein ajankohta on kuukauden vaihde. Tällöin vanha kirjanpitäjä voi tehdä kirjanpidon esimerkiksi tiettyyn kuukauteen asti, ja uusi kirjanpitäjä jatkaa seuraavasta kuukaudesta.

Kesken tilikauden vaihdossa tärkeää on, että uudelle kirjanpitäjälle saadaan:

Jos kirjanpito on hoidettu sähköisessä järjestelmässä, vaihto voi olla huomattavasti helpompi, koska aineisto löytyy jo samasta ympäristöstä.

Pitääkö nykyinen kirjanpitäjä irtisanoa?

Kyllä, nykyinen sopimus pitää irtisanoa sopimusehtojen mukaan. Irtisanomisaika kannattaa tarkistaa ennen uuden kirjanpitäjän aloitusajankohdan sopimista.

Irtisanominen kannattaa tehdä kirjallisesti. Viestin ei tarvitse olla pitkä, mutta sen pitää olla selkeä.

Irtisanomisviestissä voi mainita esimerkiksi:

Asiallinen ja selkeä viesti helpottaa vaihtoa. Kirjanpitäjän vaihtaminen on normaali osa yritystoimintaa.

Mitä aineistoja uudelle kirjanpitäjälle tarvitaan?

Uusi kirjanpitäjä tarvitsee riittävät tiedot, jotta kirjanpito voi jatkua oikeasta kohdasta. Tarvittava aineisto riippuu yrityksen tilanteesta, ohjelmistosta ja siitä, vaihdetaanko kirjanpitäjän lisäksi myös taloushallinto-ohjelmisto.

Yleensä tarvitaan ainakin:

Uusi kirjanpitäjä osaa yleensä kertoa tarkasti, mitä aineistoja tarvitaan. Yrittäjän ei tarvitse osata kaikkea etukäteen, mutta aineistojen saanti kannattaa varmistaa ajoissa.

Jos käytössä on Procountor, vaihto voi olla helppo

Jos yrityksellä on käytössä Procountor, kirjanpitäjän vaihto voi olla käytännössä melko suoraviivaista. Usein uusi kirjanpitäjä voidaan lisätä käyttäjäksi samaan Procountor-ympäristöön, jolloin aiempi aineisto säilyy käytettävissä.

Tämä on iso etu, koska yrityksen ei tarvitse välttämättä siirtää kaikkea aineistoa ohjelmistosta toiseen. Laskut, tositteet, pankkitapahtumat ja raportit voivat säilyä samassa ympäristössä, ja uusi kirjanpitäjä voi jatkaa olemassa olevan aineiston pohjalta.

Procountor-vaihdossa kannattaa sopia:

Kun vastuut sovitaan selkeästi, vaihto voi onnistua ilman isoa siirtoprojektia.

Jos ohjelmisto vaihtuu samalla

Jos kirjanpitäjän vaihdon yhteydessä vaihtuu myös taloushallinto-ohjelmisto, vaihto vaatii enemmän suunnittelua. Tällöin pitää päättää, mitä aineistoa siirretään uuteen järjestelmään ja mitä säilytetään vanhassa muodossa.

Ohjelmiston vaihtuessa pitää huomioida esimerkiksi:

Ohjelmiston vaihto kannattaa ajoittaa selkeään kohtaan, esimerkiksi kuukauden vaihteeseen. Näin vähennetään riskiä, että sama tapahtuma käsitellään kahdessa eri järjestelmässä tai jokin tapahtuma jää kokonaan väliin.

Avoimet laskut ja maksut pitää tarkistaa

Kirjanpitäjän vaihdossa avoimet myyntilaskut ja ostolaskut ovat tärkeä osa kokonaisuutta. Uuden kirjanpitäjän pitää tietää, mitkä laskut ovat vielä maksamatta ja mitkä maksut liittyvät jo kirjattuihin tapahtumiin.

Tarkistettavia asioita ovat esimerkiksi:

Jos avoimia eriä ei tarkisteta, kirjanpito voi mennä sekaisin vaihdon jälkeen. Siksi alkuvaiheessa kannattaa käyttää hetki siihen, että uusi kirjanpitäjä saa selkeän kuvan yrityksen tilanteesta.

ALV-ilmoitukset ja muut viranomaisilmoitukset

Kirjanpitäjän vaihdossa pitää varmistaa, että ALV-ilmoitukset, palkkatiedot ja muut viranomaisilmoitukset eivät jää tekemättä.

Erityisesti pitää sopia:

Vastuiden pitää olla selkeät. Muuten vaarana on, että ilmoitus jää väliin tai tulee tehtyä kahteen kertaan.

Tilinpäätös kirjanpitäjän vaihdon yhteydessä

Jos kirjanpitäjän vaihto tapahtuu lähellä tilikauden päättymistä, pitää sopia erikseen, kuka tekee tilinpäätöksen.

Jos vanha kirjanpitäjä on hoitanut koko tilikauden kirjanpidon, voi joskus olla käytännöllistä, että vanha kirjanpitäjä tekee vielä kyseisen tilikauden tilinpäätöksen. Toisaalta uusi kirjanpitäjä voi tehdä tilinpäätöksen, jos hän saa riittävät tiedot ja raportit.

Tilinpäätöstä varten tarvitaan esimerkiksi:

Jos vaihto tehdään hyvissä ajoin ennen tilikauden päättymistä, uusi kirjanpitäjä ehtii paremmin ottaa kokonaisuuden haltuun.

Mitä uuden kirjanpitäjän kannattaa tarkistaa alussa?

Uusi kirjanpitäjä tarkistaa alussa yrityksen tilanteen ja kirjanpidon jatkuvuuden. Tarkoitus ei ole välttämättä tehdä täydellistä tarkastusta koko historiasta, vaan varmistaa, että kirjanpito jatkuu oikeasta kohdasta.

Alussa voidaan tarkistaa esimerkiksi:

Jos jotain epäselvää löytyy, se voidaan korjata tai selvittää ennen kuin uusi yhteistyö jatkuu pidemmälle.

Miten yrittäjä voi helpottaa vaihtoa?

Yrittäjä voi helpottaa kirjanpitäjän vaihtoa kokoamalla perustiedot valmiiksi ja vastaamalla uuden kirjanpitäjän kysymyksiin nopeasti.

Hyödyllisiä tietoja ovat esimerkiksi:

Mitä selkeämmin tilanne kuvataan, sitä helpompi uuden kirjanpitäjän on aloittaa.

Yleisimmät virheet kirjanpitäjän vaihdossa

Kirjanpitäjän vaihdossa yleisimmät virheet liittyvät yleensä kiireeseen, epäselviin vastuisiin ja puuttuviin aineistoihin.

Tyypillisiä virheitä ovat esimerkiksi:

Nämä virheet voidaan välttää selkeällä vaihtosuunnitelmalla.

Miten valita uusi kirjanpitäjä?

Kirjanpitäjän vaihdossa ei kannata valita uutta kumppania pelkän hinnan perusteella. Tärkeintä on, että uusi kirjanpitäjä sopii yrityksen tarpeisiin ja toimintatapaan.

Uutta kirjanpitäjää valitessa kannattaa huomioida:

Hyvä kirjanpitäjä kertoo jo alussa, mitä tietoja tarvitaan ja miten vaihto tehdään hallitusti.

Vaihto on mahdollisuus parantaa taloushallintoa

Kirjanpitäjän vaihto ei ole vain tekninen siirto. Se on hyvä hetki tarkistaa, toimiiko yrityksen taloushallinto järkevästi.

Vaihdon yhteydessä voidaan parantaa esimerkiksi:

Jos vanhassa yhteistyössä jokin on ollut hankalaa, uuteen yhteistyöhön kannattaa rakentaa selkeämpi toimintamalli heti alussa.

Yhteenveto: mitä kirjanpitäjän vaihdossa pitää huomioida?

Kirjanpitäjän vaihto kannattaa tehdä hallitusti. Tärkeintä on sopia, mihin asti vanha kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon ja mistä alkaen uusi kirjanpitäjä jatkaa.

Uudelle kirjanpitäjälle tarvitaan riittävät raportit, tositteet, avoimet erät, veroilmoitusten tiedot ja tarvittavat käyttöoikeudet. Erityisesti ALV-ilmoitusten, palkkojen ja tilinpäätöksen vastuut pitää sopia selkeästi.

Kun vaihto suunnitellaan hyvin, kirjanpito voi jatkua ilman katkoksia. Samalla yrityksen taloushallintoa voidaan kehittää selkeämmäksi ja paremmin yrittäjän arkea tukevaksi.

Haluatko vaihtaa kirjanpitäjää?

Tradeo auttaa yrityksiä kirjanpitäjän vaihdossa ja sähköisen taloushallinnon järjestämisessä. Jos nykyinen kirjanpitäjä ei enää palvele yrityksesi tarpeita, vaihto voidaan hoitaa hallitusti ja käytännönläheisesti.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous

Lue myös

Miten yrityksen kirjanpito siirretään uudelle tilitoimistolle?

Tilitoimiston hinta – mistä se muodostuu?

Mitä sähköinen kirjanpito maksaa?

Usein kysytyt kysymykset

Voiko kirjanpitäjän vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä, kirjanpitäjän voi vaihtaa kesken tilikauden. Vaihdossa pitää sopia, mihin asti vanha kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon ja mistä alkaen uusi kirjanpitäjä jatkaa.

Mitä aineistoa uudelle kirjanpitäjälle tarvitaan?

Uusi kirjanpitäjä tarvitsee yleensä esimerkiksi tuloslaskelman, taseen, pääkirjan, päiväkirjan, ALV-ilmoitukset, avoimet myynti- ja ostolaskut, tositteet, palkkatiedot, viimeisimmän tilinpäätöksen ja veroilmoituksen.

Onko kirjanpitäjän vaihto vaikeaa?

Kirjanpitäjän vaihto ei yleensä ole vaikeaa, jos aineistot, vastuut ja käyttöoikeudet sovitaan selkeästi. Sähköisessä taloushallinnossa vaihto voi olla hyvinkin sujuva.

Pitääkö vanha kirjanpitäjä irtisanoa kirjallisesti?

Kyllä, irtisanominen kannattaa tehdä kirjallisesti. Samalla kannattaa pyytää tarvittavat raportit ja sopia, mihin asti vanha kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon.

Milloin kirjanpitäjän vaihtoa kannattaa harkita?

Vaihtoa kannattaa harkita, jos kirjanpito viivästyy, yhteydenpito on hidasta, et saa riittävästi neuvontaa, hinnoittelu on epäselvää tai nykyinen palvelu ei enää vastaa yrityksen tarpeita.